Конец месяца в сервисной компании часто выглядит одинаково: бухгалтер и руководитель выставляют счета, готовят акты и УПД, а потом неделю сверяют, кто оплатил. Почти всё это можно описать правилами.
Шаг 1. Регулярные документы как правила
Для каждого постоянного клиента задаётся правило: сумма, услуга, тип документа и логика периода. Например, «счёт — предоплата за следующий месяц, УПД закрывает текущий». Дата — последний рабочий день с учётом праздников. Описание и месяц в документе строятся из правила, а не копируются из прошлого счёта.
Шаг 2. Счета через банк
Современные банки для бизнеса позволяют выставлять счета по API. Счёт уходит клиенту со ссылкой на оплату, а статус возвращается в систему. Важно: если банк ответил ошибкой, счёт не должен пропасть молча — нужен статус «ошибка» и кнопка «повторить».
Шаг 3. Сверка по выписке
Выписка загружается автоматически, например раз в час. Поступление от того же ИНН на ту же сумму закрывает счёт без участия человека. Спорные случаи система показывает отдельно.
Шаг 4. Финансы как побочный эффект
Когда все операции разнесены по статьям, P&L получается сам: выручка, расходы, а кредиты и переводы себе — отдельно, чтобы не искажать картину.
Договоры
Отдельная рутина — договоры. Реквизиты контрагента можно распознать из текста, PDF или карточки компании, а ФИО подписанта автоматически склонить для преамбулы. На выходе — PDF и DOCX за минуту.
Автоматизация документов — один из самых быстрых по окупаемости проектов: правила описываются за дни, а экономия повторяется каждый месяц.
Разберём задачу и предложим готовое или персональное решение.
